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Messeticketing: Genau jetzt ist die Zeit für Innovationen

Messegesellschaften in Düsseldorf, München, Stockholm, Basel, Zürich, Karlsruhe, Nürnberg und viele andere sind schon auf der Referenzliste. Und weitere werden bald folgen. Der neue Vice Chairman der UFI Digital Working Group Gunnar Heinrich, seines Zeichens ebenfalls adventics CEO, spricht im Interview über Ticketingsysteme für Messeveranstalter. Für die Beratungsfirma sind diese Systeme ein ganz besonderes Heimspiel …

Warum sollten Messegesellschaften gerade jetzt ihre Ticketsysteme überdenken?

Ich sehe in der aktuellen Ausnahmesituation auch ganz klar eine positive Seite. Denn genau jetzt ist die Zeit für Innovationen. Wenn momentan eine Messegesellschaft Neuerungen umsetzen will, findet sie optimale Voraussetzungen. Das fehlende Tagesgeschäft macht Aktualisierungen jeglicher Art leichter – wer gerade keine Tickets verkaufen muss, kann das Ticketing-System leichter umbauen. Dazu kommt: Aussteller und Besucher haben gerade sehr viel Verständnis für Veränderungen. Ich würde sogar sagen, sie erwarten es förmlich.

Wie sieht ein ideales Ticketsystem aus, das sein Potential voll ausschöpfen kann?

(lacht) Das kann man definitiv nur im Anforderungskontext der jeweiligen Messegesellschaft beantworten. Ein „one size fits all“ System existiert nicht. Funktionen und Ausprägungen hängen ganz stark von den jeweiligen Anforderungen ab: Wie klein oder groß ist die Messe, wie international ausgerichtet, werden vorrangig Fach- oder Publikumsmessen veranstaltet? Soll damit auch das Kongressgeschäft gemanaged werden? Sollen Auslandstöchter mit dem System arbeiten? Es gibt immer das passende Ticketsystem nach Anwendungsfall. Die richtige Lösung muss man nur finden.
Ein modernes Ticketsystem soll auf jeden Fall integrationsfähig und auch für die Zukunft interaktionsfähig sein. Es muss auch definitiv mit den Anforderungen einer Messegesellschaft wachsen können. Gerade jetzt wollen viele neue Möglichkeiten einbauen können: Ticketkontingentierung wegen der Begrenzung von Besucherzahlen oder Registrierungen für Hybrid- oder virtuelle Events sind zwei beliebte aktuelle Beispiele. Wer die richtigen Systeme hat, tut sich damit leicht. Andere können da schnell vor Problemen stehen, wenn Partner beim Umbau nicht mitziehen, teure Programmierungen notwendig werden oder Systeme schlicht nicht mitwachsen können.

Welche Potentiale gibt es bei bestehenden Ticketsystemen?

Auf dem gesamten Bereich der Registrierungs- und Ticketsysteme liegt ein enormer Innovationsdruck. Bisher war es ausreichend, Tickets zu verkaufen und Leute reinzulassen, jetzt wird zu Recht mehr verlangt. Die wichtigste Formel lautet ja schon seit längerem: Tickets gibt es im Tausch gegen Daten. Und eine Registrierung ist weiterhin das wichtigste System, um an die Basis der Teilnehmer-Daten zu kommen.
Momentan tut sich schon viel in Europa und auch in Asien, da gibt es eine Menge an interessanten Neuerungsprojekten.
Wie erwähnt muss man Ticketingsysteme immer sehr stark im jeweiligen Business- Kontext betrachten. Trotzdem sehe ich den Hauptinnovationsdruck vor allem beim Thema Datenhandling. Einladungen und das komplette Thema Monitoring sind hier ganz entscheidend. Die Generierung und Verwaltung von Profilen, das Datamanagement und Datenkonnektoren und seit langem als gelöst geltende Dinge wie das Einladungs- und Gastkartenmanagement werden die Branche noch längere Zeit beschäftigen. Die Implementierung unterschiedlicher Payment-Systeme, die manche für entscheidend halten, würde ich persönlich nicht so hoch aufhängen.
Das zweite große Feld für Innovationsdruck sehe ich bei den Integrationsmöglichkeiten für virtuelle Plattformen. Gerade bei Hybridveranstaltungen ist das eine sehr wichtige Frage, wenn bestehende Veranstaltungen in den digitalen Raum erweitert werden.
Einige Systeme sind schon darauf vorbereitet, aber sind das die Anbieter auch? Manche taten sich in der Vergangenheit leichter damit, wenn nur Anforderungen umgesetzt wurden und keine Innovationen von außen eingebracht wurden. Deshalb würde ich zur Frage „Wo liegt der Innovationsdruck?“ auch immer hinzufügen wollen „Wo liegt das Innovationspotential der Systeme?“ Was dann natürlich auch für ihre Betreiber gilt.

Beschleunigt Corona dabei eine erfolgreiche Implementierung neuer Ticketsysteme?

Definitiv. Zum einen stehen wegen behördlicher Zwänge viel mehr Daten zur Verfügung. Zum Beispiel müssen jetzt sämtliche Publikumsmessen vollständig registriert werden. Eine Anforderung, von der viele früher gedacht haben, dass sie nicht möglich oder auf jeden Fall nicht nötig wäre. Und zweitens werden durch Corona virtuelle und hybride Elemente mittel- und langfristig bleiben. Um sie erfolgreich durchzuführen, braucht man perfekte Daten. Je besser die Daten, desto mehr und desto passendere Teilnehmer und desto erfolgreicher die Veranstaltung.
Corona beschleunigt gerade den Innovationsdruck. Veranstalter müssen behördliche Auflagen gewährleisten oder brauchen Unterstützung für virtuelle Events. Wir alle beobachten gerade eine starke Umschichtung in zusätzliche digitale Geschäftsmodelle. Das digitale Geschäft wird bleiben und kontinuierlich ausgebaut werden, ohne Systemgrundlage kann man es aber schwer erfolgreich betreiben.
Der einzige Nachteil ist, dass die Budgetsituation leider unter Druck ist. Kollegen auf Kurzarbeit, Budgetdisziplin und Sparzwänge hemmen die Umsetzung der dringend nötigen Aktualisierungen. Trotzdem bleibe ich dabei: Jetzt ist die ideale Zeit für Systemänderung. Jetzt haben wir weniger Veranstaltungen und wenn sie stattfinden sind sie kleiner. 2023 ist es zu spät, wenn das Geschäft wieder angelaufen ist und die Mitbewerber mich schon längst überholt haben.

Wie sieht das Ticketsystem der Zukunft aus?

Wenn wir das wüssten, hätten wir es schon gebaut (lacht). Weltweit gibt es zum Ticketsystem der Zukunft schon einige Thesen, unter anderem ist das auch Thema in der digital working group des Messeweltverbandes UFI.
Der Markt erwartet verschiedene Elemente beim Ticketsystem der Zukunft. Da wäre zum einen die kontrovers diskutierte Face Recognition Technik, die irgendwann die Anmeldung und die Einlasskontrolle komplett ersetzen soll. Aber auch schon vorher werden Registrierungsfragen im Vorfeld minimiert werden können. Die Zeichen stehen allgemein auf Beschleunigung: Wichtige Profilinfos wie Interessen können im Laufe der Visitor Journey nach dem Betreten der Messeveranstaltung erhoben werden. Wer im besten Fall dann noch in Sachen 360 Grad Besuchermanagement gut aufgestellt ist, hat den Einlassvorgang kundenfreundlich optimiert und trotzdem die bestmögliche Datenlage.

Das Thema Ticketsystem scheint ein Heimspiel für die Firma adventics zu sein.

Ja, das ist es tatsächlich und schon seit der Firmengründung 2006. Unsere Erfahrung mit Ticketsystemen steckt sogar im Firmennamen. Adventics setzt sich zusammen aus den Worten „adventor“, lateinisch für Besucher, und „tics“, der Kurzform für Tickets. Bevor wir adventics gegründet haben, hatten wir alle schon seit Anfang der 90er Jahre Erfahrung mit unterschiedlichen Ticketingsystemen gesammelt. Diese Erfahrungen haben wir dann unter dem Firmendach gebündelt. Dieses Heimspiel machen wir mit vielen renommierten Partnern auf dem europäischen Messemarkt wie zum Beispiel ADITUS, dimedis, axess aber auch vielen anderen.
Im Laufe dieser langen Zeit konnten wir schon viele europäische Projekte sowohl bei der Beratung, der Lieferantenauswahl und der Begleitung bei der Einführung umsetzen. Außerdem haben wir eine eigene Methodik für Ticketingsysteme entwickelt. Aus unseren Klientenanfragen ist im Laufe der Jahre ein umfangreicher Katalog mit Anforderungen, Use Cases und internationalen Best Practices entstanden. Für unsere europäischen Messekunden, die häufig Gesellschafter der öffentlichen Hand haben, ist auch unsere Expertise mit EU-Ausschreibungen ein beruhigender Vorteil. Das hat uns zum Anbieter mit der umfangreichsten Menge an möglichen Bausteinen auf dem Markt gemacht, aus denen wir dann passgenau für unsere Kunden die passenden Elemente anbieten können. Die Menge an Knowhow führt dazu, dass wir schneller und kostengünstiger auf den Punkt und im Sinne unserer Klienten arbeiten können.

München, 13. November 2020, © adventics GmbH